Le choix du lieu de réception est essentiel lors de l’organisation de tout mariage. En effet, le lieu de réception constitue une part significative de dépenses mais non négligeable pour assurer la réussite de votre mariage en Gironde. Son choix doit donc être l’une de vos principales préoccupations. Nous allons voir 9 astuces afin de bien choisir votre lieu de réception pour le jour J ?
Quel est la capacité d'accueil du lieu ?
La décision du lieu de réception doit être en adéquation avec le nombre de personnes attendues pour optimiser le confort de tous et éviter les dépenses inutiles. Avant de chercher, il est donc essentiel d’avoir une estimation assez précise du nombre d’invités. Si vous êtes encore dans la phase de planification, pensez à établir une liste et à prévoir des marges d’ajustement. Chaque lieu de réception possède une capacité d’accueil minimale et maximale. En cas d’invitation de 100 personnes, il serait plus judicieux de sélectionner un lieu pouvant accueillir entre 100 et 150 personnes. Plutôt qu’un lieu immense pour 500 personnes, qui pourrait sembler vide et trop grand pour l’événement. Le but est d’entraîner le moins de dépenses superflues, comme la location de décoration, l’éclairage ou la sonorisation.
Est-ce que votre lieu est trop petit par rapport au nombre d’invités ? Si la réponse est oui, alors cela provoquera une sensation d’étouffement et de mal-être. Votre choix de lieu de réception et sa capacité d’accueil s’orientera donc avant tout en fonction du nombre de convives.
Les dates sont-elles disponibles ?
- Avant de réserver l’endroit choisi, vérifiez qu’il n’y ait pas d’autres réceptions prévues le même jour pour éviter des désagréments.
- Si vous partagez votre lieu de réception avec d’autres, délimitez bien les espaces pour ne pas être dérangé.
- Prenez connaissance de la durée précise de la location. Renseignez vous de l’heure précise à laquelle le lieu doit être libéré, vous risquez de vous retrouver à courir contre la montre, surtout si vous avez prévu une cérémonie longue ou une réception avec plusieurs étapes (cocktail, dîner, danse…).
- Préférez une location pour une journée complète ou même sur plusieurs jours, en particulier si vous prévoyez des activités pré-cérémonie ou des événements supplémentaires tels que des répétitions, des séances photos ou un brunch après le mariage.
Il faut donc bien se renseigner de la plage horaire disponible pour savoir à quelle heure vous devez arriver et partir et éviter de devoir payer des frais supplémentaires.
Définir un budget clair
- Définissez un budget réaliste : le coût de la location du lieu de réception est généralement compris entre 30 % et 50 % du budget total du mariage. Par exemple, si votre budget total est de 20 000 €, cela signifie que vous pourriez dépenser entre 6 000 € et 10 000 € pour le lieu.
- Prenez en considération tous les coûts associés car le prix du lieu ne se résume pas à la location de la salle elle-même, mais s’accompagne souvent d’autres prestations comme la décoration (certaines salles fournissent une décoration de base), le mobilier, les équipements supplémentaires, les frais de nettoyage ou encore un service personnel. A cela s’ajoute le traiteur, la décoration, le wedding planner, les animations de mariage…
- Lorsqu’un lieu de réception vous plaît mais qu’il est trop cher, il est toujours possible de : négocier, réduire la durée de location: si vous n’avez besoin que d’une partie de la journée, supprimer certains services supplémentaires non nécessaires, être flexible sur la date : choisissez une période moins prisé (mariage en hiver ou un jour en semaine).
Le lieu de réception est-il facilement accessible ?
- Le mieux serait de choisir un lieu de réception relativement proche de votre lieu de cérémonie ou de votre domicile. Ainsi, il sera plus aisé à localiser pour les invités du mariage et réduira les dépenses liées aux déplacements.
- L’emplacement devra être facilement accessible à tout véhicule. Peu importe le mode de transport des invités, il faut qu’ils puissent se garer sur le parking sans difficulté.
- Il serait également judicieux de prendre en compte la proximité avec les infrastructures d’hébergement. Vos invités habitent-ils en Gironde ? Est-ce qu’ils sont sur la région Bordelaise ou viennent-ils de très loin ? Si c’est le cas la plupart n’auront pas la possibilité de repartir dans la soirée.
Le lieu de réception devra donc être en capacité d’accueillir du monde et d’héberger les invités qui voudraient rester sur place.
Prenez en compte la saison et la météo
Voici quelques recommandations afin de garantir que votre lieu de réception soit adapté à la saison et à la météo :
- - En été, l'idéal est de trouver un endroit qui propose à la fois une terrasse ou un jardin extérieur, ainsi qu'un vaste espace intérieur (salle de réception, tente transparente ou chapiteau), adaptable selon la météo. Cela permet de profiter du plein air si la météo est favorable et de s'abriter à l'intérieur si le temp venait à changer. En période estivale les espaces ombragés avec brumisateurs ou ventilateurs sont très appréciés pour le confort des invités. Surtout qu'en région Bordelaise, le climat océanique se caractérise par des étés chauds, secs et des hivers plutôt doux.
- - A contrario, en hiver, un lieu de réception bien chauffé, avec radiateurs d’appoint, cheminée et luminosité naturelle est agréable.
Quel est le thème de votre mariage?
L’essentiel est de sélectionner un endroit qui reflète votre histoire et votre vision de cette journée exceptionnelle. Quel genre d’atmosphère désirez-vous créer ? Quel lieu pour recevoir vous laisserait un souvenir inoubliable ? Voici quelques idées de lieu sophistiqué, bohème, champêtre :
Vérifiez la logistique
Les questions techniques : acoustiques, décorations, animations...
- Renseignez-vous auprès des lieux sur ce qui est permis et interdit. Par exemple sur la décoration que vous pouvez installer (guirlandes, fleur, banderole etc…) L’utilisation de bougies classiques ou des alternatives (bougies LED ou lanternes sans flamme) est-elle possible ?
- Est-ce qu’il y à du chauffage, un gardien, un couvre feu ? L’utilisation de punaises, de rubans adhésifs, de clous, de feu d’artifice est-il permis ? D’une manière générale, il n’y a aucune question bête alors n’hésitez pas à poser toutes les questions qui vous passent par la tête.
Avant de craquer sur le lieu de vos rêves, pensez bien à demander si celui ci impose certains prestataires ou non car si jamais l’un d’eux ne vous convient pas, ne signez pas !
Demandez des recommandations et lisez les avis
Les avis en ligne sur les expériences vécues par d’anciens mariés peuvent vous apporter des informations précieuses sur des aspects auxquels vous n’auriez peut-être pas été préparé. Mais il vaut mieux consulter plusieurs avis récents pour avoir une vision d’ensemble et les critiques précédentes peuvent ne plus être représentatives.
Demandez conseil auprès d’amis ou de membres de la famille sur les lieux de réception, surtout ceux qui se sont récemment mariés.
Consultez moi pour avoir un avis objectif, car je suis familière avec le terrain et les divers prestataires de la région Bordelaise. Je vous guide vers des solutions adaptées à votre budget, à vos envies et à vos contraintes. Mon savoir-faire est un atout précieux pour vous éviter des erreurs courantes, gérer les imprévus le jour J et optimiser l’organisation.
Enfin, une autre bonne manière de se renseigner est de participer à des salons du mariage, où vous pourrez rencontrer des prestataires, ainsi que des mariés qui ont récemment organisé leur mariage. Ces événements offrent souvent l’occasion de rencontrer des fournisseurs, de découvrir des lieux à travers des maquettes ou des vidéos, et de poser des questions en face à face. Mais rien ne vaut une visite des lieux pour vraiment se projeter et poser ses questions au responsable du site.
Planifiez à l'avance
Commencez vos recherches le plus tôt possible afin d’avoir du choix et du temps ! En effet, les salles de réception de mariage les plus prisées ont un planning de réservation rempli plusieurs mois, voire plusieurs années à l’avance.
Il vous sera possible de visiter diverses lieux de réception : un magnifique château, une grange rustique, un corps de ferme, une maison de pierre en pleine campagne…
En procédant de cette manière, vous serez assuré de réserver votre coup de cœur dans la région Bordelaise !
En bref...
Le choix du lieu de réception doit être réfléchi en fonction de la capacité, la disponibilité, le budget, l’accessibilité, la météo et saison, le thème, la logistique.
Et vous avez-vous commencé à planifier votre mariage ? À recueillir des recommandations pour préparer le plus beau jour de votre vie ?
Lovely Day Event c'est plusieurs types de prestations
L'organisation de mariage
Je vais intervenir sur toutes les étapes de vos préparatifs et vous guider dans vos choix. Je suis force de proposition pour que votre mariage ne ressemble qu’à vous.
Décoration de mariage
Créative et passionnée, je suis certifiée Wedding Designer et je conçois une ambiance scénographique qui correspond au thème de votre mariage.
Coordination le jour J
Je serai le chef d’orchestre pour gérer les différents prestataires, la mise en place de votre décoration et le déroulement de cette belle journée.
